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Autor : Ana Martínez - Fecha : 8 abril 2014

Cómo organizar un evento y no morir en el intento

En Dédalo solemos decir qué no nos dedicamos a preparar eventos. La organización de eventos no es nuestro core business, lo tenemos claro, de ahí que la frase sea casi una cantinela que forma parte del estribillo de la casa.

Pero, en realidad, sí que organizamos eventos y, además, disfrutamos haciéndolo. Sólo que nuestro enfoque no está en el acto en sí. Cuando el guion pide evento, tiene evento, pero nunca perdemos de vista que este es solo la percha adecuada para trasladar una serie de mensajes estratégicos. Mensajes que han sido definidos previamente para que nos ayuden en el posicionamiento del proyecto, la marca, la empresa, el producto…

Más allá de tener una buena red de proveedores y buenas dotes organizativas, el éxito depende, en gran medida, de que nunca se supediten los objetivos estratégicos de comunicación establecidos a las necesidades de organización. La prioridad a la que todo lo demás debe condicionarse ha de ser siempre trasladar correctamente nuestros mensajes.

Y ahí está lo complicado, mantener el equilibrio y la cordura, navegar con rumbo fijo en los momentos de locura y pánico, sí, también pánico, que las tempestades y huracanes de incidencias, contratiempos e imprevistos de última hora ocasionan en la organización de todo evento. Por muchas contrariedades que surjan, por muchos portavoces que ese día se queden afónicos, por muchos atascos que impidan que llegue un determinado proveedor, por muchos anuncios de compromiso real que se realicen en la jornada previa, por muchos egos que quieran destacar por encima del acto… nunca hay que olvidar cuáles son los retos que nos hemos marcado. No perder de vista que, aunque las flores no son las elegidas porque no “pegan” con los colores corporativos, eso no es determinante para que consigamos alcanzar los objetivos propuestos.

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Porque en la organización de eventos siempre hay que contar con imprevistos, con situaciones que nos recuerdan a personajes y escenas del mejor cine de Almodóvar, muchísima tensión, una enorme capacidad para coordinar la participación de todos los implicados que, la mayoría de las veces, significaría tener seis orejas y otras tantas bocas, además de varios pulpos con sus ocho brazos. Manejar los tiempos a la perfección, una planificación milimétrica, pesadillas recurrentes sobre desastres varios que impiden un sueño reparador…una locura en definitiva.

Tenemos que saber, desde el minuto uno, que llegará un punto de agotamiento físico y mental en el que es fácil dejarse arrastrar, casi sin ser conscientes de ello, por los intereses de terceros y que nuestro objetivo inicial puede verse prostituido. Y no perder de vista que lo más importante es siempre que, los mensajes que con dicho evento pretendíamos trasladar a nuestros públicos hayan sido enviados por los canales correctos y en los tiempos establecidos.

Ese es, sin duda, el mayor reto al que nos enfrentamos cuando organizamos un evento y, al mismo tiempo, la mayor satisfacción al comprobar cómo una idea se materializa, cómo se hace realidad. Esa sensación de felicidad que nos invade, no es solo el descanso después de la dura batalla, es también el esfuerzo transformado en una energía que barre las horas sin dormir, el estrés, los nervios, los imprevistos, los presupuestos…y nos aporta la fuerza y las ganas para enfrentarnos al siguiente reto/evento. Porque nosotros, no sé si ya lo habíamos dicho pero nunca está demás repetirlo, no hacemos eventos, usamos los eventos para comunicar.

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Categoría: Comunicación, Periodismo

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